לא חסרות סיבות לארגן אירועים עסקיים, וכמעט כל עסק מוצא עצמו מפעם לפעם מתמודד עם מלאכת הארגון והתכנון. יש עסקים שבוחרים לקיים אירועי השקה לקראת צאתם של מוצרים חדשים לשוק, בעוד אחרים רוצים לשמר את הקשר עם הלקוחות באירועים חגיגיים לקראת החגים או בסוף השנה. ישנם ארגונים אשר מפיקים כנסים גדולים במסגרת פעילות יחסי הציבור שלהם, וישנן חברות שמארגנות מסיבות גדולות לעובדים או לשותפים פוטנציאליים. כל אחד מהאירועים האלה הוא בעל אופי מעט שונה ומטרה אחרת, אבל לכולם יש כמה צרכים בסיסיים.
הכינו לעצמכם רשימת מטלות
אם אתם מעוניינים להפיק את האירוע בעצמכם, ללא חברת הפקות, זהו בהחלט מהלך אפשרי, אפילו אם הוא עשוי להתברר כמורכב. התחילו בתכנון המשימות שלכם ורשמו לעצמכם מה בדיוק יידרש מכם לקראת האירוע.
אחד הדברים החשובים ביותר הוא כמובן התפריט, ומומלץ שתבחרו מראש את סגנון האוכל ואת צורת ההגשה, ובמערך השיקולים שלכם אל תשכחו להתייחס כמובן למספר המשתתפים. האם האירוע שלכם הוא יוקרתי ויכלול ישיבה סביב שולחנות עגולים? אם כן, ייתכן שיש לכם צורך במלצרים שיגישו אוכל לשולחנות. באירועים אחרים אפשר להסתפק בדוכני מזון עשירים שיאפשרו לנוכחים להסתובב בין העמדות השונות, לשוחח וליצור קשרים עסקיים חשובים.
סוגיה מרכזית אחרת, שהיא אולי החשובה מכל, קשורה בזהותם של האורחים שלכם. החליטו מי הם האנשים שאתם רוצים שיגיעו אל האירוע, שכן זהותם תשפיע על התוכן שתיצקו לערב כולו, כמו גם על אופי האירוע, האוכל ואף סידורי החניה. שלחו הזמנות אישיות וערכו שיחות טלפון כדי לוודא שהאורחים החשובים ביותר קיבלו את ההזמנות ומתכוונים להגיע.
בנוסף, וכדי לוודא שרק המוזמנים שלכם מגיעים – אל תשכחו להזמין שירותי אבטחה וסדרנות. חברה שמציעה שירותים אלה תעמיד לרשותכם סדרנים ומאבטחים שתפקידם במהלך הערב הוא קריטי. ראשית, אנשי האבטחה יוכלו לעזור לכם להתנהל בבטחה ובשקט, בידיעה שיש מי ששומר עליכם ומונע תקריות לא נעימות. יתרה מכך, סדרנים שיוצבו במקום יקבלו לידיהם את רשימת המוזמנים שלכם וידאגו שלמקום ייכנסו רק מי שאתם חפצים בנוכחותם. תפקיד הסדרנים הוא לוודא שרק האורחים שלכם יגיעו, בעוד אורחים בלתי רצויים כמו יריבים עסקיים או גורמים עוינים למיניהם – יישארו מחוץ לשער.
אבטחה וסדרנות הם בהחלט שירותים חשובים להצלחת האירוע העסקי שלכם ולהבטחת התנהלותו התקינה. כדי לוודא שהאירוע שלכם יהיה מוצלח וישיג את היעדים שהצבתם לעצמכם, הקפידו לעבוד בצורה מסודרת, תכננו את הפרטים היטב והיעזרו במי שצריך כדי לוודא שהכל פשוט יתקתק.
